ความเข้าใจเกี่ยวกับสิทธิ์การใช้งาน SAP Business One
- Actran Systems
- 22 ก.ย.
- ยาว 2 นาที
ประเภทสิทธิ์การใช้งาน SAP Business One
เมื่อองค์กรของท่านกำลังพิจารณาการใช้งาน SAP Business One (SAP B1) เพื่อรองรับการเติบโต อาจพบกับศัพท์เทคนิค โมดูลการทำงาน และรูปแบบการติดตั้งที่หลากหลาย อย่างไรก็ตาม ประเด็นที่สำคัญที่สุดซึ่งควรให้ความสำคัญตั้งแต่เริ่มต้นคือ การจัดการสิทธิ์การใช้งาน (Licensing)
สิทธิ์การใช้งานมิใช่เพียงค่าใช้จ่ายในเชิงบัญชีเท่านั้น แต่ยังมีผลโดยตรงต่อ “ใครสามารถทำอะไรได้บ้าง” ภายในระบบ ประสิทธิภาพในการทำงานของทีม รวมถึงศักยภาพในการขยายระบบ ERP ให้เติบโตไปพร้อมกับองค์กร
SAP Business One มีสิทธิ์การใช้งานหลายรูปแบบ ได้แก่ Professional, Limited และ Starter เพื่อให้ต้นทุนซอฟต์แวร์สอดคล้องกับบทบาทและความต้องการของผู้ใช้แต่ละราย การเลือกผสมผสานสิทธิ์การใช้งานที่เหมาะสมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้บริหารด้าน IT ในการเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ต้นทุน ERP ควบคู่ไปกับการมอบสิทธิ์การเข้าถึงที่เหมาะสมให้แก่พนักงาน
การกำหนดสิทธิ์การใช้งานของ SAP Business One
SAP Business One ใช้รูปแบบ Named User License ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้แต่ละคนต้องมีสิทธิ์การใช้งานเป็นของตนเอง (ไม่สามารถแชร์สิทธิ์ระหว่างผู้ใช้ได้) โดยมี 2 รูปแบบ ได้แก่:
Perpetual License (On-Premise): ชำระค่าใช้จ่ายต่อผู้ใช้แบบครั้งเดียวและเป็นเจ้าของสิทธิ์ถาวร โดยมีค่าบำรุงรักษารายปีประมาณ 20% ของมูลค่า License สำหรับการบริการหลังการขายและการอัปเกรด
Subscription License (Cloud): ชำระค่าบริการตามรอบระยะเวลา มักเป็นรายปี โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น ครอบคลุมสิทธิ์การใช้งานและการสนับสนุนทั้งหมด
ทั้งสองรูปแบบมีฟังก์ชันการทำงานของซอฟต์แวร์เหมือนกัน ความแตกต่างอยู่ที่แนวทางการวางงบประมาณและการพิจารณาต้นทุนรวมในระยะยาว
ประเภทสิทธิ์การใช้งานผู้ใช้ (User License Types)
การใช้งาน SAP B1 คิดตามจำนวน ผู้ใช้งาน (User-based License) ไม่ใช่ตามบริษัท โดยผู้ใช้แต่ละรายจำเป็นต้องมีสิทธิ์การใช้งาน แต่ SAP B1 ได้ออกแบบสิทธิ์ที่แตกต่างกันตามบทบาทการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านต้นทุน
1. Professional User License – สิทธิ์การเข้าถึงเต็มรูปแบบ
· เข้าถึงทุกโมดูลและฟังก์ชันใน SAP Business One
· เหมาะสำหรับผู้บริหารระดับสูงหรือบุคลากรที่ต้องการใช้งานข้ามหลายฝ่าย เช่น CFO หรือผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ ผู้บริหารด้านการเงิน ผู้ดูแลระบบ และผู้ที่ต้องการสิทธิ์ใช้งานแบบไม่จำกัด
· ครอบคลุมการใช้งานทุกประเภท รวมถึงการกำหนดค่าและงานด้านผู้ดูแลระบบ
· เป็นสิทธิ์ที่มีค่าใช้จ่ายสูงที่สุด
2. Limited User Licenses – สิทธิ์ตามหน้าที่งาน
เหมาะสำหรับผู้ใช้งานที่ต้องการเข้าถึงเพียงบางส่วนของระบบ โดยมี 3 ประเภทหลัก ได้แก่:
Limited Financials User: เข้าถึงระบบด้านบัญชีและการเงิน แยกประเภท ธนาคารและรายงาน
Limited Logistics User: เข้าถึงระบบสินค้าคงคลัง การจัดซื้อ การจัดส่ง และคลังสินค้า เหมาะสำหรับฝ่ายจัดซื้อหรือฝ่ายคลังสินค้า
Limited CRM User: เข้าถึงระบบการขาย การบริหารลูกค้า และ CRM เหมาะสำหรับฝ่ายขายและฝ่ายบริการลูกค้า
เหมาะสำหรับผู้ใช้งานที่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงทุกฟังก์ชันของระบบ
หมายเหตุสำคัญ: ต้องเลือกประเภท Limited ให้ตรงกับบทบาทหลักของผู้ใช้ หากบุคลากรมีหน้าที่หลายด้าน อาจจำเป็นต้องใช้สิทธิ์ Professional แทนเพื่อหลีกเลี่ยงข้อจำกัด
3. Starter Package User – สิทธิ์เริ่มต้น
ออกแบบมาสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้งาน ERP
ครอบคลุมฟังก์ชันพื้นฐาน เช่น บัญชี การขาย การจัดซื้อ และสินค้าคงคลังเบื้องต้น
รองรับผู้ใช้ได้สูงสุด 5 ราย
สามารถอัปเกรดเป็น Professional หรือ Limited ได้ในอนาคตโดยจ่ายเพียงส่วนต่าง
4. Mobile User License – สิทธิ์การใช้งานผ่านมือถือเท่านั้น
สำหรับผู้ที่ใช้งานเฉพาะแอปพลิเคชัน SAP Business One Mobile (เช่น ฝ่ายขายหรือนักเทคนิคบริการภาคสนาม)
มีค่าใช้จ่ายต่ำกว่าสิทธิ์ทั่วไป
จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะแอปพลิเคชันบนมือถือ ไม่สามารถเข้าสู่ระบบผ่าน Desktop ได้
5. Indirect Access License – สิทธิ์เข้าถึงทางอ้อม
สำหรับกรณีที่มีการเชื่อมต่อระบบภายนอกหรือแอปพลิเคชันอื่น เช่น e-commerce ที่ดึงหรือเขียนข้อมูลเข้าสู่ SAP B1
มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างต่ำ และจำเป็นสำหรับผู้ใช้งานภายนอก (เช่น ลูกค้าหรือคู่ค้า) ที่เข้าถึงข้อมูลผ่าน Portal หรือ API
Perpetual vs Subscription: การเปรียบเทียบต้นทุนและความยืดหยุ่น
Perpetual: ลงทุนครั้งเดียว และชำระค่าบำรุงรักษารายปี (~18–20%) มีความคุ้มค่าในระยะยาว (5 ปีขึ้นไป)
Subscription: ลดค่าใช้จ่ายเริ่มต้น และกระจายเป็นรายเดือน/รายปี รวมการสนับสนุนและโครงสร้างพื้นฐาน เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความยืดหยุ่นและลดการลงทุนระยะสั้น
ข้อแนะนำ: ควรทำการวิเคราะห์ต้นทุนรวม (Total Cost of Ownership: TCO) ระยะ 5 ปี และพิจารณาความสามารถในการขยายระบบ เพื่อเลือกโมเดลที่สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ขององค์กร
การจับคู่สิทธิ์กับบทบาทผู้ใช้งาน (Role-Based Alignment)
แนวทางที่แนะนำคือการทำ Role Audit เพื่อระบุโมดูลที่แต่ละบทบาทใช้งานจริง และเลือกสิทธิ์ที่คุ้มค่าที่สุด เช่น:
ผู้จัดการการเงิน / Controller: Professional User
พนักงานขาย: Limited CRM User หรือ Mobile User
เจ้าหน้าที่คลังสินค้า: Limited Logistics User
เจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้: Limited Financials User
ผู้ดูแลระบบ IT: Professional User
การจัดสรรที่เหมาะสมสามารถลดต้นทุนได้ เมื่อเทียบกับการให้สิทธิ์ Professional กับผู้ใช้ทุกคน
ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง
จัดซื้อสิทธิ์ Professional ให้ผู้ใช้ทุกคน: ทำให้สิ้นเปลืองโดยไม่จำเป็น
มองข้ามความต้องการ Indirect Access: เสี่ยงต่อการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด
ขาดการวางแผนฝึกอบรมผู้ใช้งาน: สิทธิ์การใช้งานจะเกิดประโยชน์ก็ต่อเมื่อผู้ใช้สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่พิจารณาโซลูชัน Add-ons จากพันธมิตร: บางครั้งการใช้ส่วนขยายจากผู้พัฒนาพันธมิตรอาจตอบโจทย์ได้ดีกว่าการปรับแต่งระบบ SAP B1 โดยตรง
ข้อเสนอแนะสำหรับผู้บริหารและฝ่ายการเงิน
เริ่มจากการทำ การตรวจสอบสิทธิ์ตามบทบาท (Role-based License Audit): กำหนดบทบาทของทีมงานและจับคู่กับประเภทสิทธิ์ที่เหมาะสม
ทำงานร่วมกับ พันธมิตร SAP B1 ที่ได้รับการรับรอง เพื่อวางแผนการจัดสรรสิทธิ์อย่างมีประสิทธิภาพ
วางแผนล่วงหน้า 2–3 ปี: หลีกเลี่ยงการซื้อเกินความจำเป็น แต่ในขณะเดียวกันควรเตรียมพร้อมสำหรับการขยายในอนาคต
สรุปการเลือกสิทธิ์การใช้งาน SAP Business One อย่างเหมาะสมถือเป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพ ต้นทุน และความสอดคล้องตามข้อกำหนดขององค์กร การวางแผนอย่างรอบคอบ การเจรจาที่เหมาะสม และการกำหนดสิทธิ์ตามบทบาทผู้ใช้จะช่วยให้องค์กรของท่านได้รับประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนในระบบ ERP
หากคุณกำลังมองหาระบบ CRM และ ERP ที่จะขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจของคุณ ติดต่อทีมผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่ E-mail : sales@actran.co.th หรือ โทร +66 (0)2679-1668 เพื่อรับคำปรึกษาและสาธิตระบบได้ทันที เราเป็นผู้ให้บริการโซลูชัน ERP และ CRM ชั้นนำในประเทศไทย และเรายินดีที่จะช่วยคุณเลือกและติดตั้งระบบ ERP และ CRM ที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ
บริษัท แอ็คแทรน ซิสเตมส์ จำกัด
📞 +66 (0)2679-1668
